Albarracín Óptica y Audiología · Nexodia
Manual del EQUIPO · mostrador

Qué hay que hacer cada día

El sistema manda los recordatorios, pide las reseñas y avisa de las revisiones solo. Para que eso funcione, en el mostrador hacen falta estas cuatro cosas al día. Cada una lleva su captura de pantalla.

Cada día

Lo de cada día, en el orden en que toca. Cada una con su captura de pantalla.

1. Abrir Inicio y mirar los avisos
Quien abra la tienda · 1 minuto
Al abrir
  1. Entra en el sistema. Lo primero que ves es Inicio.
  2. Los avisos en naranja de arriba son lo único que hay que mirar.
  3. Si dice "hay personas a quien llamar", pincha en Ver la lista: es la tarea 3.
  4. Si dice "agenda subida sin confirmar", es que ayer se quedó a medias: pincha y confírmala (tarea 4).
Pantalla de Inicio del mostrador con los avisos y las cifras del día
Inicio. A la izquierda, las cinco pantallas que tenéis. Toca la imagen para verla grande.
2. Marcar quién vino y quién no
Sobre la marcha o al cerrar
Cada día
  1. Entra en Asistencia. Salen las citas de hoy y las de otros días que quedaron sin marcar.
  2. Pulsa Vino o No vino en cada persona.
  3. Pulsa Guardar asistencia. Hasta que no lo pulses no se guarda nada.
  4. Si te equivocas, pulsa Cambiar y márcalo otra vez.
Por qué importa: de aquí salen la petición de reseña a quien vino y el mensaje a quien no vino. Si un día se os pasa, no pasa nada: vale hasta 3 días después de la cita.
Su recordatorio anual no hay que quitarlo a mano. Al guardar la asistencia, a quien ha venido se le aparta solo el aviso de revisión a un año después de hoy. Si quieres comprobarlo, entra en Fichas, busca a esa persona y mira la línea del aviso de revisión: tiene que poner una fecha del año que viene.
Pantalla de Asistencia con los botones Vino y No vino
Asistencia.
3. Hacer las llamadas pendientes
Cuando haya un rato tranquilo
Cada día
  1. Entra en Llamadas. Es la gente a la que el sistema no ha podido escribir por WhatsApp.
  2. Cada lista es un tipo de llamada (recordar una cita, no vinieron, cancelaron, revisión), así sabes qué decir.
  3. Pulsa Llamar (desde el móvil marca solo) y después Ya la he llamado.
  4. Si de verdad no hacía falta llamar, pulsa No hace falta.
Debajo del motivo pone qué mensajes no le llegaron, por ejemplo "recordatorio de la víspera y del mismo día". Si el teléfono está mal escrito, corrígelo en el Visual: en la siguiente subida del Excel la llamada se cierra sola.
Pantalla de Llamadas con una lista por motivo
Llamadas, con una lista por motivo.
4. Subir el Excel de la agenda y confirmarlo
Quien cierre · 2 minutos
Al cerrar
  1. Exporta la agenda del Visual, como siempre.
  2. En el sistema: Agenda › Seleccionar archivo › Analizar el archivo.
  3. Analizar no cambia nada: solo enseña lo que va a hacer.
  4. Mira la pantalla "Esto es lo que voy a hacer": citas nuevas, cambios, canceladas y datos que cambian.
  5. Si cuadra, pulsa Confirmar y aplicar. Si algo no cuadra, pulsa Descartar y no pasa nada.
Para antes de confirmar si sale un aviso en rojo diciendo que el archivo puede no ser el de hoy o que se van a cancelar muchas citas. Descártalo y vuelve a exportar. Una cancelación por error le manda a esa persona un mensaje diciendo que sentimos que no pueda venir.
Pantalla de Agenda con el botón para subir el Excel del día
Paso 1: subir el archivo.
Pantalla con las citas nuevas, los cambios y las canceladas antes de confirmar
Paso 2: mirar y confirmar.

Cuando pase algo

Cosas que no pasan todos los días. Abre la que te haga falta.

Alguien dice que no quiere recibir más mensajes
  1. Entra en Fichas y busca a la persona por su nombre o su teléfono.
  2. Busca el apartado Mensajes que puede recibir.
  3. Marca No quiere avisos de revisión si solo quiere dejar de recibir los avisos de revisión.
  4. Marca No escribirle nunca si no quiere ningún mensaje, ni el recordatorio de sus citas.
Se guarda solo y cancela lo que tuviera pendiente. Si lo pide por WhatsApp no hace falta que hagáis nada: el sistema lo lee y lo marca.
Ficha de una persona con las dos casillas de mensajes
Las dos casillas de la ficha.
Os dicen que una persona ha fallecido
  1. Entra en Fichas y busca a la persona.
  2. Baja hasta el final de su ficha y pulsa Cerrar la ficha.
  3. Marca Ha fallecido. Si quieres, apunta quién os lo ha dicho.
  4. Pulsa Cerrar la ficha.
Desde ese momento no se le escribe nada, se le anulan las citas que tuviera por delante (sin mandarle ningún aviso) y su ficha no se puede tocar ni se le puede dar cita. Lo que ya vino y compró sigue contando en vuestros números.
Si lo han dicho por WhatsApp, el sistema ya ha parado sus avisos y te lo deja puesto en Inicio y en su ficha, con un botón para cerrarla de un toque. Nunca la cierra solo: lo confirmáis vosotros. Si te has equivocado de ficha, avisa a Pablo, que es quien puede reabrirla.
Alguien pide que no se le guarde nada más
  1. Si solo quiere dejar de recibir mensajes, marca las casillas del caso de arriba. Con eso basta.
  2. Si pide que no se le guarde nada, entra en su ficha, baja del todo y pulsa Cerrar la ficha.
  3. Marca Lo ha pedido el cliente y confirma.
Igual que arriba: deja de recibir mensajes, no se le puede citar y la ficha queda en solo lectura. Si algún día vuelve, Pablo la reabre y sigue donde estaba.
Alguien pregunta por un mensaje que le ha llegado
  1. Entra en Fichas y busca a la persona.
  2. En su ficha están sus citas, los mensajes que se le mandaron y la conversación de WhatsApp.
  3. Ahí ves qué se le dijo, cuándo y si contestó.
Buscador de fichas
Fichas: se busca por nombre o por teléfono.
Viene alguien sin cita
  1. Apúntale la cita en el Visual, a la hora a la que ha venido.
  2. Esa noche entra en el sistema con el Excel.
  3. Márcale Vino en Asistencia.
Así queda su visita guardada y le cuenta para su próxima revisión.
Un teléfono está mal o falta
  1. Corrígelo en el Visual, nunca en el sistema: el Excel de esa noche lo pisaría.
  2. Al subir el Excel, el sistema lo recoge y vuelve a intentar escribirle.
  3. Si esa persona estaba en Llamadas, su llamada se cierra sola.
Un teléfono extranjero o con cifras de más no se usa para escribir: sale en Llamadas tal como está escrito, para que lo corrijáis.
Alguien contesta al WhatsApp pidiendo cita
  1. Contestadle vosotros desde el WhatsApp de la óptica, como siempre.
  2. Dadle la cita en el Visual.
El sistema nunca contesta por su cuenta y no da citas: eso es cosa vuestra. Cuando la cita llega con el Excel, su aviso de revisión se aparta solo hasta después de la visita.
Al subir el Excel sale un aviso en rojo
  1. No confirmes. Pulsa Descartar: no cambia nada.
  2. Vuelve a exportar la agenda del Visual y súbela otra vez.
  3. Si el aviso sigue saliendo, avisa a Pablo antes de confirmar.
Ese aviso sale cuando el archivo parece de otro día o se iban a cancelar muchas citas de golpe. Confirmar un archivo equivocado manda mensajes de cancelación a gente que sí tiene cita.
Parece que no salen mensajes
  1. Mira Inicio: si WhatsApp se ha desconectado, sale un aviso.
  2. Avisa a Pablo: hay que volver a vincular el teléfono y eso lo hace él.
Mientras esté desconectado no sale ningún mensaje: esperan y salen solos cuando vuelva, así que cuanto antes, mejor. Si alguien tiene cita hoy en menos de dos horas, aparece en Llamadas: llámale.

Una vez al año

Lo único que hay que acordarse de hacer una vez al año.

El Excel de RECORDATORIOS lo sube Pablo
En enero
No es del mostrador
  1. Esto no lo hacéis vosotros: la agenda RECORDATORIOS del año entero la sube Pablo una vez al año.
  2. Si os pide el archivo, se exporta del Visual la agenda RECORDATORIOS con el año entero, desde el 1 de enero.
  3. Ese archivo no toca ninguna cita: solo da de alta avisos de revisión de quien todavía no ha venido.
Recordatorio en sábado: solo para quien no ha venido nunca
Cuando toque
Cuando toque
  1. Quien viene a ÓPTICA o AUDIOLOGÍA ya entra solo en los avisos: le llega al año de su visita.
  2. El recordatorio en sábado solo hace falta para avisar a quien todavía no ha venido.
  3. Si lo ponéis entre semana, el sistema no lo mira: ese lo lleváis vosotros a mano.

Lo que hace el sistema solo

Esto no hay que hacerlo ni comprobarlo: ya está en marcha.

  • Recordatorio el día antes de cada cita y otro el mismo día. Si contesta al primero, el segundo ya no sale.
  • Petición de reseña al día siguiente, solo a quien vino y si no la ha dejado ya.
  • Mensaje a quien no vino y, aparte, a quien canceló, ofreciéndole otra cita.
  • Aviso de revisión al año de la última visita, y otro a los 7 días si no contesta.
  • Lee lo que contesta la gente: si alguien pide no recibir más avisos, lo marca en su ficha, y si contesta cualquier otra cosa deja su aviso como contestado para que no se le insista. Nunca contesta por su cuenta.
  • Si os dicen que una persona ha fallecido, para sus avisos en el momento y lo deja puesto en Inicio para que alguien lo confirme. La ficha no la cierra solo.
  • Todo con calma: en horario, con minutos entre mensaje y mensaje y un tope al día, para que WhatsApp no bloquee el número.

Lo que conviene no hacer

  • No subir el Excel de otro día. Si sale el aviso rojo, descártalo.
  • No poner recordatorios de revisión en ÓPTICA ni en AUDIOLOGÍA: el sistema los tomaría por citas y mandaría "mañana tiene cita".
  • No cambiar teléfonos ni nombres en el sistema: se cambian en el Visual.
  • No quitar a nadie de Llamadas sin llamar, salvo que de verdad no haga falta.
Si algo no cuadra, no toques nada y avisa a Pablo. Todo lo que hace el sistema queda apuntado y se puede mirar.