El sistema manda los recordatorios, pide las reseñas y avisa de las revisiones solo. Para que eso
funcione, en el mostrador hacen falta estas cuatro cosas al día. Cada una lleva su captura de pantalla.
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Ve marcando lo que hagas. Las casillas se guardan en este móvil u ordenador y se vacían solas cada día.
1. Abrir Inicio y mirar los avisos
Quien abra la tienda · 1 minuto
Al abrir
Entra en el sistema. Lo primero que ves es Inicio.
Los avisos en naranja de arriba son lo único que hay que mirar.
Si dice "hay personas a quien llamar", pincha en Ver la lista: es la tarea 3.
Si dice "agenda subida sin confirmar", es que ayer se quedó a medias: pincha y confírmala (tarea 4).
Inicio. A la izquierda, las cinco pantallas que tenéis. Toca la imagen para verla grande.
2. Marcar quién vino y quién no
Sobre la marcha o al cerrar
Cada día
Entra en Asistencia. Salen las citas de hoy y las de otros días que quedaron sin marcar.
Pulsa Vino o No vino en cada persona.
Pulsa Guardar asistencia. Hasta que no lo pulses no se guarda nada.
Si te equivocas, pulsa Cambiar y márcalo otra vez.
Por qué importa: de aquí salen la petición de reseña a quien vino y el mensaje a quien no vino.
Si un día se os pasa, no pasa nada: vale hasta 3 días después de la cita.
Asistencia.
3. Hacer las llamadas pendientes
Cuando haya un rato tranquilo
Cada día
Entra en Llamadas. Es la gente a la que el sistema no ha podido escribir por WhatsApp.
Cada lista es un tipo de llamada (recordar una cita, no vinieron, cancelaron, revisión), así sabes qué decir.
Pulsa Llamar (desde el móvil marca solo) y después Ya la he llamado.
Si de verdad no hacía falta llamar, pulsa No hace falta.
Debajo del motivo pone qué mensajes no le llegaron, por ejemplo "recordatorio de la víspera y del
mismo día". Si el teléfono está mal escrito, corrígelo en el Visual: en la siguiente subida del Excel
la llamada se cierra sola.
Llamadas, con una lista por motivo.
4. Subir el Excel de la agenda y confirmarlo
Quien cierre · 2 minutos
Al cerrar
Exporta la agenda del Visual, como siempre.
En el sistema: Agenda › Seleccionar archivo › Analizar el archivo.
Analizar no cambia nada: solo enseña lo que va a hacer.
Mira la pantalla "Esto es lo que voy a hacer": citas nuevas, cambios, canceladas y datos que cambian.
Si cuadra, pulsa Confirmar y aplicar. Si algo no cuadra, pulsa Descartar y no pasa nada.
Para antes de confirmar si sale un aviso en rojo diciendo que el archivo puede no ser el de hoy o que
se van a cancelar muchas citas. Descártalo y vuelve a exportar. Una cancelación por error le manda a
esa persona un mensaje diciendo que sentimos que no pueda venir.
Paso 1: subir el archivo.Paso 2: mirar y confirmar.
Cuando pase algo
Cosas que no pasan todos los días. Abre la que te haga falta.
Alguien dice que no quiere recibir más mensajes
Entra en Fichas y busca a la persona por su nombre o su teléfono.
Busca el apartado Mensajes que puede recibir.
Marca No quiere avisos de revisión si solo quiere dejar de recibir los avisos de revisión.
Marca No escribirle nunca si no quiere ningún mensaje, ni el recordatorio de sus citas.
Se guarda solo y cancela lo que tuviera pendiente. Si lo pide por WhatsApp no hace falta que hagáis
nada: el sistema lo lee y lo marca.
Las dos casillas de la ficha.
Alguien pregunta por un mensaje que le ha llegado
Entra en Fichas y busca a la persona.
En su ficha están sus citas, los mensajes que se le mandaron y la conversación de WhatsApp.
Ahí ves qué se le dijo, cuándo y si contestó.
Fichas: se busca por nombre o por teléfono.
Viene alguien sin cita
Apúntale la cita en el Visual, a la hora a la que ha venido.
Esa noche entra en el sistema con el Excel.
Márcale Vino en Asistencia.
Así queda su visita guardada y le cuenta para su próxima revisión.
Un teléfono está mal o falta
Corrígelo en el Visual, nunca en el sistema: el Excel de esa noche lo pisaría.
Al subir el Excel, el sistema lo recoge y vuelve a intentar escribirle.
Si esa persona estaba en Llamadas, su llamada se cierra sola.
Un teléfono extranjero o con cifras de más no se usa para escribir: sale en Llamadas tal como está
escrito, para que lo corrijáis.
Alguien contesta al WhatsApp pidiendo cita
Contestadle vosotros desde el WhatsApp de la óptica, como siempre.
Dadle la cita en el Visual.
El sistema nunca contesta por su cuenta y no da citas: eso es cosa vuestra. Cuando la cita llega
con el Excel, su aviso de revisión se aparta solo hasta después de la visita.
Al subir el Excel sale un aviso en rojo
No confirmes. Pulsa Descartar: no cambia nada.
Vuelve a exportar la agenda del Visual y súbela otra vez.
Si el aviso sigue saliendo, avisa a Pablo antes de confirmar.
Ese aviso sale cuando el archivo parece de otro día o se iban a cancelar muchas citas de golpe. Confirmar
un archivo equivocado manda mensajes de cancelación a gente que sí tiene cita.
Parece que no salen mensajes
Mira Inicio: si WhatsApp se ha desconectado, sale un aviso.
Avisa a Pablo: hay que volver a vincular el teléfono y eso lo hace él.
Mientras esté desconectado no sale ningún mensaje: esperan y salen solos cuando vuelva, así que cuanto antes,
mejor. Si alguien tiene cita hoy en menos de dos horas, aparece en Llamadas: llámale.
Una vez al año
Lo único que hay que acordarse de hacer una vez al año.
Subir el Excel de la agenda RECORDATORIOS
En enero, antes del primer sábado
1 vez al año
Exporta del Visual la agenda RECORDATORIOS con el año entero, desde el 1 de enero.
Súbelo por Agenda, igual que el de cada día, y confírmalo.
Ese archivo no toca ninguna cita: solo da de alta avisos de revisión.
Si se exporta solo desde el día en que se sube, se pierden los recordatorios anteriores. Si se sube tarde no
pasa nada: a quien ya está dentro le siguen llegando sus avisos.
Recordatorio en sábado: solo para quien no ha venido nunca
Cuando toque
Cuando toque
Quien viene a ÓPTICA o AUDIOLOGÍA ya entra solo en los avisos: le llega al año de su visita.
El recordatorio en sábado solo hace falta para avisar a quien todavía no ha venido.
Si lo ponéis entre semana, el sistema no lo mira: ese lo lleváis vosotros a mano.
Lo que hace el sistema solo
Esto no hay que hacerlo ni comprobarlo: ya está en marcha.
Recordatorio el día antes de cada cita y otro el mismo día. Si contesta al primero, el segundo ya no sale.
Petición de reseña al día siguiente, solo a quien vino y si no la ha dejado ya.
Mensaje a quien no vino y, aparte, a quien canceló, ofreciéndole otra cita.
Aviso de revisión al año de la última visita, y otro a los 7 días si no contesta.
Lee lo que contesta la gente: si alguien pide no recibir más avisos, lo marca en su ficha. Nunca contesta por su cuenta.
Todo con calma: en horario, con minutos entre mensaje y mensaje y un tope al día, para que WhatsApp no bloquee el número.
Lo que conviene no hacer
No subir el Excel de otro día. Si sale el aviso rojo, descártalo.
No poner recordatorios de revisión en ÓPTICA ni en AUDIOLOGÍA: el sistema los tomaría por citas y mandaría "mañana tiene cita".
No cambiar teléfonos ni nombres en el sistema: se cambian en el Visual.
No quitar a nadie de Llamadas sin llamar, salvo que de verdad no haga falta.
Si algo no cuadra, no toques nada y avisa a Pablo. Todo lo que hace el sistema queda apuntado y se puede mirar.
